Presentación del cliente: Universidad de Notre Dame
En Nousmedis, tenemos el privilegio de colaborar con organizaciones destacadas de diversos sectores y países, pero trabajar con la Universidad de Notre Dame en un proyecto de automatización de informes sobre fondos de dotación ha sido una experiencia especialmente enriquecedora para nuestro equipo.
Fundada en 1842, la Universidad de Notre Dame es una de las instituciones académicas más prestigiosas de Estados Unidos. Reconocida por su excelencia académica, su sólida tradición católica y su impacto a nivel mundial, se sitúa constantemente entre las 20 mejores universidades del país. Con más de 150.000 exalumnos y un patrimonio de más de 20.000 millones de dólares, el compromiso de Notre Dame con la excelencia, la comunidad y la transparencia se refleja en todos los aspectos de su funcionamiento, incluyendo los esfuerzos por automatizar la elaboración de informes.
Cuando decidimos colaborar con el equipo de desarrollo de la Universidad de Notre Dame, fue para apoyar un proyecto que se enmarcaba perfectamente en nuestra actividad principal: ayudar a las organizaciones a automatizar procesos complejos, repetitivos o manuales que implican el manejo de datos y documentos. Así comenzó nuestra experiencia en la automatización de informes sobre fondos de dotación, una experiencia que resultó especial en muchos sentidos.
Por un lado, la naturaleza de los datos utilizados en el proyecto (información financiera personal de los donantes) requería un alto nivel de confidencialidad y protección. Para salvaguardar estos datos, ambos equipos realizaron un esfuerzo conjunto para simular escenarios de prueba reales utilizando datos anonimizados o simulados. Este enfoque nos obligó a programar prácticamente a ciegas, una experiencia que nos impulsó a explorar nuevas técnicas y a mejorar nuestras prácticas. En definitiva, la automatización de los informes sobre donaciones, manteniendo los estándares de seguridad, contribuyó a mejorar las capacidades del equipo.
Por otro lado, trabajar con el equipo de desarrollo de Notre Dame fue una experiencia excepcional. La profesionalidad, la claridad y el rigor con los que nos guiaron a través de sus procesos internos marcaron la diferencia, especialmente en la automatización de sus informes. Nos explicaron con paciencia cada paso del sistema de informes hasta que comprendimos a la perfección su funcionamiento, y el hecho de que sistemáticamente probaran y documentaran cada entrega nos permitió ajustar y mejorar la solución con una precisión sin precedentes. Su contribución no solo nos ayudó a cumplir las expectativas, sino que además hizo que el proceso fuera fluido, bien estructurado y altamente colaborativo.
Con una colaboración tan sólida, estábamos preparados para afrontar los retos de la automatización del proceso de elaboración de informes sobre el patrimonio de la Universidad de Notre Dame.
Los desafíos: ¿Qué problemas había que solucionar?
Cada año, la Universidad de Notre Dame elabora miles de informes personalizados sobre el patrimonio fundacional para sus donantes. Estos documentos explican cómo se han invertido sus donaciones, el crecimiento financiero a lo largo del tiempo y el impacto que han generado. Existen diferentes tipos de informes, según las características de cada fondo, y su elaboración manual resultaba muy costosa y consumía mucho tiempo, lo que evidenciaba la necesidad de automatizar este proceso.
Las soluciones: Cómo automatizamos la elaboración de informes sobre fondos de dotación
Desarrollamos una plantilla modular única que podía adaptarse dinámicamente a los distintos tipos de informes sobre fondos de dotación, activando o desactivando secciones específicas según los datos. Esto eliminó la necesidad de duplicar plantillas o gestionar múltiples versiones de la misma estructura de informe. Esta solución se convirtió en la base para la automatización de los informes sobre fondos de dotación en la Universidad de Notre Dame.
Nuestro equipo diseñó e integró el sistema automatizado con las fuentes de datos existentes de la universidad. De esta manera, el proceso de generación de documentos se optimizó: miles de informes podían generarse en cuestión de segundos con una simple operación de paginación. Además, automatizamos la generación de los informes sobre el fondo patrimonial, permitiendo al personal de la Universidad de Notre Dame la flexibilidad necesaria para realizar ajustes manuales cuando fuera necesario, sin interrumpir el flujo de trabajo general.
Resultados: Un proceso de elaboración de informes escalables y coherentes.
Todo el proceso de elaboración de informes se estandarizó y automatizó, lo que garantizó la coherencia visual y estructural en todos los documentos. El tiempo de procesamiento y el esfuerzo manual se redujeron drásticamente, ya que solo una pequeña fracción de los informes requería correcciones posteriores a su generación, incluso en grandes volúmenes. La automatización de los informes de donaciones permitió una mayor escalabilidad y coherencia.
Notre Dame ha experimentado una notable mejora en su eficiencia, una mejora sustancial en la calidad y coherencia de sus informes, y un sistema moderno y escalable que no genera mayor carga de trabajo. Para nosotros, en Nousmedis, esta colaboración ha supuesto un crecimiento invaluable, tanto a nivel técnico como personal, gracias a la oportunidad de trabajar con un equipo tan competente y comprometido. Estos resultados demuestran claramente el impacto que tiene la automatización de la elaboración de informes para fundaciones en entornos institucionales complejos.
Ha sido un gran honor para nosotros, y esperamos sinceramente que futuros proyectos nos permitan seguir descubriendo más sobre esta extraordinaria universidad.
Si este proyecto se ajusta a las necesidades de su organización, no dude en contactarnos. También puede consultar otros case studies en el blog de Nousmedis para ver cómo ayudamos a equipos como el suyo a transformar los problemas relacionados con la gestión documental en soluciones automatizadas.