¿Sabías que es posible automatizar la creación de tu catálogo en mucho menos tiempo, con la información de producto actualizada en tiempo real y sin perder semanas o meses en procesos interminables? Automatizar el catálogo no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores manuales y mejora la eficiencia de tu equipo.
Si has llegado hasta aquí, es probable que te estés enfrentando, una vez más, a la laboriosa tarea de maquetar un nuevo catálogo de productos de forma manual. Sabemos lo que eso conlleva: desde la entrada manual de datos técnicos hasta la verificación de imágenes y la validación de precios. Cada una de estas tareas repetitivas consume un tiempo valioso, no solo el tuyo, sino también el de todo tu equipo, quienes dedican horas a asegurar que la información sea precisa y siempre esté actualizada. Con la automatización, puedes optimizar estos procesos, reducir los errores y liberar a tu equipo para tareas más productivas.
El enfoque manual genera lo que llamamos “costes ocultos”: todas las horas que los responsables de producto y los equipos de ventas invierten en la creación de cada versión del catálogo es tiempo que podría destinarse a tareas más estratégicas y de mayor valor para la empresa. Estos costes ocultos no siempre son evidentes, pero impactan directamente en la productividad y los recursos.
Cada nueva versión del catálogo supone un esfuerzo considerable en términos de tiempo y dinero. Lo más preocupante es que estos procesos manuales, repetidos en cada iteración, no solo son tediosos, sino que podrían ser mucho más eficientes si se implementara su automatización. Al reducir estos costes y mejorar la precisión, tu empresa puede enfocarse en lo que realmente importa: el crecimiento y la innovación.
Por todo lo anteriormente mencionado, la automatización se vuelve esencial en tu empresa si te enfrentas a uno o más de los siguientes desafíos:
- Cuando el número de productos publicados es muy elevado: Si vuestro catálogo incluye cientos o miles de productos, automatizar el proceso de producción de catálogos es clave para gestionar grandes volúmenes de información de manera eficiente y sin errores.
- Si necesitas actualizar precios e información con frecuencia: Cuando los precios, descripciones o imágenes cambian regularmente, la automatización te permite hacer actualizaciones rápidas y sin tener que rediseñar parte o todo el catálogo manualmente.
- Cuando es necesario producir diversas versiones según el mercado y/o idioma: Si tu empresa opera en diferentes regiones o países y debes adaptar el catálogo a múltiples idiomas o mercados, la automatización facilita la creación y personalización de cada versión, manteniendo la consistencia del diseño y los datos.
- Cuando el proceso manual consume mucho tiempo y recursos: Si tu equipo dedica un gran número de horas a tareas repetitivas como la entrada de datos, ajustes de diseño o verificación de información, la automatización permitirá un uso más eficiente del tiempo y los recursos, evitando “costes ocultos”.
- Si existen errores recurrentes en las versiones impresas o digitales: La automatización reduce significativamente el riesgo de errores como datos incorrectos, imágenes mal colocadas o información desactualizada, lo que mejora la calidad y precisión de cada versión del catálogo.
La solución ideal para optimizar la producción de catálogos es pues automatizar su maquetación. Con la automatización, no solo reduces drásticamente el tiempo invertido en cada nueva versión, sino que también minimizas los errores típicos de la entrada manual de datos, hasta eliminarlos por completo. Esto no solo ahorra tiempo, sino que asegura una mayor precisión y consistencia en cada actualización.
En este artículo aprenderás qué pasos son necesarios para que la automatización de tu catálogo sea todo un éxito.
Tabla de contenidos
- Estrategia para optimizar la producción de catálogos
- Gestión eficiente de la información del catálogo
- Utilizar un PIM para la gestión eficaz de la información de producto
- Usar una base de datos para la gestión de información de producto: CloudDB
- Exportación de datos a múltiples canales: optimización y eficiencia
- Automatización avanzada: creación de plantillas y módulos con EasyCatalog para InDesign
- Volcado de datos y paginación automatizada de catálogos
- Correcciones finales y creación del arte final en la producción del catálogo
1. Estrategia para optimizar la producción de catálogos
Si quieres automatizar tu catálogo de forma efectiva, solo necesitas cumplir dos requisitos fundamentales: primero, debes contar con un origen de datos de alta calidad que contenga toda la información necesaria; y segundo, necesitas una herramienta de automatización que conecte esos datos con tu documento de InDesign. En Nousmedis, utilizamos el plug-in EasyCatalog para lograr esta conexión de forma ágil y eficiente.
EasyCatalog permite sincronizar tus datos con el documento final en InDesign, facilitando el proceso de creación de catálogos. Una vez establecida la conexión entre el origen de datos y el documento en InDesign, se pueden programar módulos y plantillas personalizadas para generar múltiples versiones del catálogo de manera automatizada.
Con esta metodología, no solo ahorras tiempo, sino que también aseguras que cada versión de tu catálogo mantenga consistencia y precisión en los datos.
2. Gestión eficiente de la información: pieza clave en la producción de catálogos
El elemento clave en todo catálogo es la información de producto. De hecho, la calidad de tu catálogo dependerá directamente de la cantidad y exactitud de los datos que proporciones para cada uno de los productos que lo componen.
Cada referencia de tu catálogo —un electrodoméstico, un juguete, una prenda de ropa o un mueble— debería mostrar, como mínimo, la siguiente información:
- Número de referencia
- Nombre comercial del producto
- Descripción
- Una o más imágenes del producto
- Listado de características
- Iconos de propiedades
- Precio de venta al público
- Otra información adicional, como tablas técnicas, lista de accesorios, etc.
Si tu empresa cuenta con un ERP o una base de datos centralizada, como SAP, Navision, Oracle o similares, puede que ya dispongas de la mayor parte de dicha información. No obstante, es muy frecuente que este tipo de soluciones se centren exclusivamente en mantener información de tipo transaccional: la información mínima necesaria para gestionar el stock, compra, venta y comercialización de un producto.
El resto de datos, como imágenes en alta resolución, especificaciones técnicas, iconos de propiedades, descripciones largas o versiones de idioma, suelen gestionarse de forma manual, utilizando para ello hojas de cálculo (Excel o similares), documentos de Word o incluso la propia maqueta del catálogo en formato Adobe InDesign.
Nuestro consejo: para automatizar un catálogo complejo, con múltiples categorías, imágenes de producto, tablas e iconos de propiedades, utiliza una herramienta especializada en la gestión y mantenimiento de los datos de producto, también conocidas como PIM (acrónimo del inglés Product Information Management) o Gestor de Información de Producto.
3. Utilizar un PIM para una gestión eficaz de la información de producto
Un PIM es un software especializado en gestionar la información de producto —nombre, referencia, descripción, precio— junto con los archivos adicionales que complementan cada referencia: imágenes, logotipos, esquemas y tablas. Permiten importar automáticamente todos los datos de producto de forma regular (cada hora, cada día, una vez por semana o una vez al mes) y, lo más importante, tenerlos organizados de manera eficiente desde el primer día.
Utilizar un PIM se ha convertido en un elemento clave para los departamentos de marketing, ya que posibilita organizar, clasificar y gestionar la información de producto y, por lo tanto, obtener la calidad y consistencia necesarios para automatizar el catálogo. Desde un punto de vista técnico, un PIM te ayudará a extraer, armonizar y propagar los datos; desde un punto de vista funcional, un PIM te asistirá en clasificar, enriquecer y traducir la información de producto.
Un PIM gestiona:
- Información de marketing (descripciones, etiquetas, imágenes, contenido multimedia…).
- Información de usuario (comentarios, valoraciones de producto).
- Información técnica (medidas, composición, identificadores, esquemas técnicos).
- Precios de venta, descuentos, precios por países.
- Información logística.
- Clasificación de productos.
Nousmedis te ofrece consultoría, implantación y soporte para Sales Layer, un PIM SaaS que reside en la nube y que permite su puesta en marcha inmediata.
Sales Layer, el PIM en la nube que revoluciona la gestión de productos
Sales Layer es un PIM (Product Information Management) potente y fácil de configurar, diseñado para ofrecer una experiencia de usuario sin complicaciones. Está alojado en la nube a través de la fiable infraestructura de Amazon Web Services (AWS) y se distribuye como un servicio de suscripción mensual. Solo necesitas un navegador web para acceder de manera sencilla a la gestión completa de la información de tus productos.
Este PIM permite crear múltiples formularios personalizados para cada familia de productos, y te ofrece una amplia variedad de tipos de campo, como texto, número, listas de valores, descripciones largas, imágenes, archivos, campos booleanos (Sí/No), entre otros. Todo diseñado para que puedas gestionar tus datos de productos de manera eficiente y precisa.
Integración y flexibilidad sin límites
Con Sales Layer, la importación y exportación de datos es increíblemente fácil gracias a los numerosos canales integrados de serie. Un canal es básicamente un formato de exportación.
Estos canales son totalmente configurables, lo que permite que la plataforma se adapte a cualquier tipo de empresa y flujo de trabajo. Además, Sales Layer cuenta con un completo lenguaje de fórmulas, muy similar al que ofrecen aplicaciones de hojas de cálculo como MS Excel, lo que facilita aún más su personalización.
Seguridad y control total con Time Layer
Con Time Layer, el sistema de copias de seguridad automático de Sales Layer, tus datos estarán siempre protegidos. Este sistema te permite restaurar la información a cualquier punto anterior en el tiempo, recuperando el estado original de los datos en caso de errores masivos o modificaciones incorrectas en referencias de productos.
Sales Layer: Innovación continua
Con Sales Layer, tendrás acceso a una plataforma en constante evolución. Gracias a su modelo de suscripción, recibirás actualizaciones continuas basadas en las sugerencias y aportes de una amplia comunidad de usuarios. Esto garantiza que la herramienta mejore día a día, adaptándose siempre a las necesidades del mercado y los usuarios.
4. Usar una base de datos para la gestión de información de producto: CloudDB
En algunas empresas, a la hora de gestionar la información de sus productos, puede surgir la duda sobre si es mejor implementar una solución a medida basada en una base de datos como CloudDB o utilizar una herramienta especializada como el PIM Sales Layer. Ambas opciones tienen ventajas, y la elección depende en gran medida de las características específicas de los datos y las necesidades de tu negocio.
Una solución a medida basada en CloudDB puede ser más adecuada en ciertos contextos, especialmente cuando el volumen de productos es muy elevado y la información a gestionar es de naturaleza más técnica que comercial. Aunque CloudDB no ofrece por defecto las funcionalidades avanzadas de un PIM como Sales Layer, su flexibilidad permite que uno de nuestros especialistas pueda configurar una solución a media que cumpla de manera específica las necesidades de tu negocio. Esta opción puede ser más conveniente si se requiere un control más preciso sobre la estructura y los procesos de los datos, aunque sin las facilidades de autogestión que proporciona Sales Layer.
Usar una herramienta como CloudDB es muy similar a trabajar con bases de datos tradicionales como Microsoft Access o FileMaker. Al igual que estas plataformas, CloudDB permite estructurar y gestionar datos de manera personalizada, brindando al usuario la posibilidad de definir tablas, relaciones y consultas según las necesidades específicas del proyecto. Además, CloudDB tiene la ventaja añadida de estar alojada en la nube, lo que ofrece beneficios adicionales en términos de accesibilidad y colaboración. Esto permite que los datos estén siempre disponibles desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet, facilitando el acceso remoto y el trabajo colaborativo en tiempo real. Además, elimina la necesidad de preocuparse por la infraestructura física, ya que el almacenamiento y la gestión de la base de datos se realizan en servidores externos, lo que también garantiza mayor seguridad y backups automáticos.
Trabajar con CloudDB no te resultará extraño, y disfrutarás de la flexibilidad de la nube, que aporta escalabilidad, mayor capacidad de almacenamiento y un entorno de trabajo más moderno y accesible.
Por otro lado, Sales Layer es una plataforma orientada al usuario final, diseñada específicamente para la gestión de información de productos (PIM). Ofrece una amplia variedad de herramientas que no solo permiten organizar la información de forma sencilla, sino que también ayudan a mantener la calidad de los datos. Además, su capacidad para gestionar archivos gráficos es muy robusta, soportando más formatos y mayor capacidad de almacenamiento. Sales Layer también destaca por su capacidad para convertir automáticamente los archivos a diferentes formatos, lo que facilita su uso en diversas plataformas y canales de venta sin necesidad de intervención externa.
En resumen, mientras que Sales Layer es una solución completa y potente para la gestión de información de productos, CloudDB ofrece una mayor capacidad de personalización en casos más específicos. La elección correcta dependerá del tipo de datos que se manejen y de los recursos técnicos disponibles.
5. Exportación de datos a múltiples canales: optimización y eficiencia
Cuando la información de tus productos ya esté completa y validada, junto con los recursos gráficos asociados (imágenes de producto, fotos de ambiente, ilustraciones de detalle, logotipos, iconos, etc), deberás «exportarla» en un formato correcto para que otras plataformas o aplicaciones puedan utilizarla. A cada uno de los formatos de exportación se le denomina canal. Por ejemplo, si quieres que la información almacenada en tu solución de gestión de información se publique en tu página Web y en tu catálogo, deberás crear dos canales, uno para la Web y otro para el catálogo. Si además tienes que crear catálogos de papel en múltiples idiomas, crearás un canal para cada idioma, o bien un canal que exporte los datos en varios idiomas de forma simultánea.
Por lo tanto, el siguiente paso para la correcta automatización del catálogo consiste en crear un canal que exporte cada uno de los campos de producto que queremos publicar, así como la estructura necesaria para replicar el catálogo.
5.1. Exportar los campos de información de producto
Este paso no tiene más misterio: deberás seleccionar, en la herramienta de configuración de canales, los campos necesarios para confeccionar el catálogo. Distinguiremos tres tipos de campos:
- Campos que incluyen información específica del producto: «imagen», «logotipo», «nombre», «descripción» o «referencia» son algunos ejemplos de este tipo de campos. Su contenido es diferente para cada producto individual y además, se imprimirá en el catálogo.
- Campos que incluyen información de estructura: «categoría», «familia», «sección» o «colección». Por ejemplo, una olla pertenecerá a la categoría «menaje» dentro de la familia «cocina». Son campos que no pertenecen estrictamente a un único producto —que tienen por lo tanto el mismo contenido en varios de ellos—, que proporcionan información sobre su clasificación o características comunes y, por lo tanto, influirán tanto en el orden en el que aparecen en el catálogo como, posiblemente, en su diseño. El contenido de este tipo de campos suele aparecer en forma de cabecera o bien como páginas de apertura de sección.
- Campos específicos para indicar el diseño y aspecto de un producto: «oferta», «número de página», «orden» o «novedad» son algunos ejemplos. Se trata de campos que especifican características como el orden y el aspecto con el que debe aparecer un producto en el catálogo, pero cuyo contenido no se imprime directamente. En el mundillo, a este tipo de datos se les denomina «metainformación». Considéralos como «campos de instrucciones» para el proceso de automatización: modificar estos campos afectará al diseño final del catálogo.
Una herramienta PIM como Sales Layer incorpora de serie decenas de canales listos para su uso, que permiten conectar el PIM con diversas plataformas de venta online, como Amazon o Mercado Libre, gestores de contenido, como WordPress, aplicaciones e-commerce, como Prestashop o Magento, o en nuestro caso, directamente con InDesign a través del plug-in EasyCatalog.
En el caso de CloudDB, podemos utilizar tanto la API como herramientas externas de integración y transformación de datos —como SyncWall— para importar y exportar datos de forma desatendida y de manera estructurada y controlada.
5.2. Exportación de la estructura del catálogo: categorías
Dado que en el proceso de creación y maquetación de un catálogo automatizado no suele intervenir directamente el diseñador —no al menos en la fase de volcado de la información—, es necesario indicar de forma infalible el orden exacto en el que deben aparecer los productos en el catálogo, así como su clasificación. Para ello se suele utilizar un canal específico que exporte exclusivamente la clasificación de los productos y la relación de parentesco de cada uno de los apartados.
Por ejemplo, en un catálogo de juguetes, un coche teledirigido pertenecería al apartado «Juguetes con baterías» > Automóviles > Automóviles teledirigidos». Otra clasificación podría ser por edades: «Más de 10 años > Automóviles > Automóviles teledirigidos». En ambos casos, las categorías principales se denominan «categorías padre», y las categorías inferiores, «categorías hijas».
Es más, en muchos catálogos un producto puede aparecer más de una vez. Por ejemplo, el accesorio de una lámpara puede ser compatible con varios tipos de lámparas del mismo catálogo. En estos casos, es importante que la estructura del catálogo permita a un producto, en este caso un accesorio, aparecer en más de un apartado de forma simultánea. Un PIM como Sales Layer o una base de datos como CloudDB, a diferencia de una hoja de cálculo como MS Excel, facilitan enormemente gestionar la clasificación de los productos al generar un identificador único para cada producto dependiendo de su clasificación.
Y, por el momento, vamos a dejarlo aquí. Aún nos queda repasar más aspectos fundamentales en la automatización de los procesos involucrados en la producción de catálogos como la automatización avanzada de plantillas, los volcados, el proceso de correcciones… Para ello, estáte atento a la parte 2 de este post que se ha publicado a continuación de este post.
Si estás interesado en saber más sobre la automatización de los procesos de producción de catálogos o quieres trasladarnos alguna duda, pregunta o comentario, no dudes en contactarnos o ¡dejarnos tus opiniones en la sección de comentarios!