En la primera parte de este artículo nos centramos en la gestión y organización de los datos de producto con el objetivo de proporcionar una información completa y estructurada al sistema de automatización de catálogos. Veremos ahora cómo programar los distintos elementos que intervienen en la maquetación automática mediante el uso de la herramienta EasyCatalog para Adobe InDesign.
Tabla de contenidos
- Estrategia para optimizar la producción de catálogos
- Gestión eficiente de la información del catálogo
- Utilizar un PIM para la gestión eficaz de la información de producto
- Usar una base de datos para la gestión de información de producto: CloudDB
- Exportación de datos a múltiples canales: optimización y eficiencia
- Automatización avanzada: creación de plantillas y módulos con EasyCatalog para InDesign
- Volcado de datos y paginación automatizada de tu catálogo
- Correcciones finales y creación del arte final en la producción del catálogo
6. Automatización avanzada: creación de plantillas y módulos con EasyCatalog para InDesign
De entre todas las herramientas de automatización de catálogos disponibles en el mercado, EasyCatalog se destaca como la opción más completa y eficiente. Como su propio nombre indica, Easy hace referencia a su facilidad de uso, mientras que Catalog subraya su especialización en la creación y producción de catálogos. Además, esta aplicación es perfecta para generar folletos, listas de precios, fichas de producto y cualquier tipo de material impreso que requiera el uso de un conjunto de datos organizado y estructurado como origen de la información.
En el proceso de automatización de catálogos, denominamos “módulo” a la agrupación de varios elementos gráficos como marcos de texto, imágenes, tablas, iconos y gráficos. EasyCatalog es capaz de replicar de manera automática y dinámica estos módulos utilizando los datos de origen, lo que permite generar páginas completas de manera rápida y eficiente.
Al trabajar con EasyCatalog, los módulos programados pueden clasificarse en tres categorías principales, basadas en su nivel de complejidad: módulos de baja complejidad, módulos de complejidad media y módulos de alta complejidad. Esta clasificación es clave para comprender el proceso de automatización en la creación de catálogos y otros materiales impresos.
a. Módulos de complejidad baja
Los módulos de baja complejidad están formados por la combinación de uno o más campos provenientes de un mismo registro (o producto). En este tipo de módulos, no es necesario manipular la información de los campos de origen, o se realiza de forma mínima, lo que significa que el contenido que se inserta en el documento de InDesign es idéntico al proporcionado por el origen de datos. Un ejemplo común de este tipo de módulos son las listas de precios o los catálogos compuestos por una retícula homogénea de productos. La simplicidad de estos módulos facilita la creación y producción de catálogos y documentos «rápida», sin necesidad de complejas fórmulas o transformaciones.
b. Módulos de complejidad media
Los módulos de complejidad media requieren un nivel adicional de procesamiento de datos antes de ser insertados en InDesign. En este caso, la información debe transformarse utilizando fórmulas o cálculos específicos utilizando fórmulas y Scripts en EasyCatalog. Algunas transformaciones típicas incluyen el cálculo de descuentos, la identificación del precio más alto o más bajo dentro de un grupo de productos, o la adición de tablas con características de accesorios asociados al producto principal. Estos módulos suelen combinar datos de varios registros, lo que permite mostrar, por ejemplo, una lista de accesorios o las distintas tallas de una prenda, junto a una misma imagen y descripción. Este tipo de módulos ofrece mayor flexibilidad y personalización para mejorar la presentación de productos con variantes.
c. Módulos de complejidad alta o muy alta
Los módulos de alta complejidad requieren un uso avanzado de EasyCatalog, incluyendo la implementación de un lenguaje de programación especializado como LUA. Este nivel de programación es necesario para gestionar interacciones complejas entre diferentes productos y campos de datos relacionados dentro de una misma serie, gama o familia. Estos módulos son comunes en la creación de tablas técnicas que cruzan información de múltiples registros, imprescindibles en catálogos técnicos con un alto nivel de detalle y precisión. El uso de LUA en estos casos facilita la automatización avanzada, haciendo posible el manejo eficiente de grandes volúmenes de datos y estructuras de información complejas en los procesos de producción de catálogos.
¿Cómo determinar la complejidad de un módulo y la cantidad de módulos necesarios para automatizar tu catálogo?
La producción de un catálogo o folleto requiere una cuidadosa planificación para definir el número y la complejidad de los módulos que se utilizarán. Para ello, es fundamental seguir dos pasos clave:
1. Análisis del Origen de Datos (Auditoría)
El primer paso en la automatización de catálogos es realizar un exhaustivo análisis del origen de los datos, también conocido como auditoría. Este análisis permite elaborar una propuesta de arquitectura de la información, que incluye aspectos como la agrupación de productos, los campos de datos necesarios, la migración de datos y los procesos de actualización. Además, este análisis también define la metodología más adecuada para mantener los datos actualizados en el tiempo.
En muchos casos, el resultado de la auditoría recomienda la implementación de un Sistema de Gestión de Información de Producto (PIM). Un PIM permite gestionar grandes volúmenes de datos de manera eficiente, asegurando que la información del catálogo esté siempre actualizada y sea precisa, y puede ser clave para la producción de catálogos.
2. Informe del Catálogo: Evaluación de Módulos
El segundo paso consiste en realizar un informe del catálogo, donde se analiza el catálogo que deseas automatizar. Con base en los resultados del análisis de datos, se determina la cantidad y la complejidad de los módulos necesarios para su automatización. Este informe identifica patrones repetitivos, evalúa la jerarquía y estructura de los datos, y analiza cómo se agrupan los productos y categorías.
Este paso es esencial para establecer la relación entre el diseño del catálogo y el origen de los datos, lo que permite que el proceso de automatización sea más eficiente. Al detectar patrones y estructuras de presentación de información, puedes optimizar el diseño del catálogo para que se integre perfectamente con los datos que se deben mostrar mediante el uso de módulos automatizados.
7. Volcado de datos y paginación automatizada de tu catálogo
Una vez que hayas creado los módulos de EasyCatalog necesarios para automatizar tu catálogo o folleto, y las plantillas de InDesign con los estilos y muestras de tu elección, el siguiente paso es transferir toda la información a uno o varios documentos de InDesign. El proceso de volcar los datos de forma secuencial y organizada se conoce como Paginación. La paginación automatizada es una función clave de EasyCatalog: permite transferir eficientemente los datos al documento final utilizando módulos que adaptan su contenido de forma dinámica en función de una serie de reglas establecidas.
EasyCatalog ofrece cinco métodos principales para paginar un documento en InDesign, cada uno diseñado para adaptarse a diferentes tipos de proyectos y niveles de complejidad. A continuación, exploramos estas opciones:
a. Paginación en el Flujo de Texto con EasyCatalog
Uno de los métodos más eficientes para automatizar la paginación en EasyCatalog es la paginación en el flujo de texto. En este tipo de paginación, cada uno de los módulos automatizados se “ancla” en el marco de texto maestro de la página, permitiendo que los módulos fluyan dinámicamente de una página a otra hasta que toda la información haya sido volcada en el documento.
Ventajas de la Paginación en el Flujo de Texto
Este método ofrece una gran ventaja en términos de flexibilidad y actualización dinámica del contenido del catálogo. Si decides eliminar un producto o módulo, el espacio vacío se llenará automáticamente con los módulos siguientes, similar a cómo funciona cuando se elimina un párrafo en un marco de texto. Esto facilita la actualización del catálogo sin necesidad de reajustar manualmente el diseño, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.
Desventajas de la Paginación en el Flujo de Texto
Sin embargo, este tipo de paginación tiene una limitación importante: no permite colocar los módulos de forma “libre” en la página. Todos los módulos siguen el flujo predefinido del marco de texto, lo que puede restringir la personalización del diseño si necesitas distribuir los elementos de manera no secuencial o fuera de la estructura fluida.
En resumen, la paginación en el flujo de texto es una solución ideal cuando se busca automatización y flexibilidad para gestionar catálogos dinámicos, pero no es adecuada si se requiere un diseño altamente personalizado o no lineal.
b. Paginación en las Posiciones Especificadas por los Datos con EasyCatalog
Otro método de paginación automatizada en EasyCatalog es la paginación en las posiciones especificadas por los datos. Con este enfoque, se debe definir la ubicación exacta de cada elemento en la página, incluyendo la página donde se colocará, así como las coordenadas X (horizontal) y Y (vertical), además del ancho y alto de cada módulo o producto. Recomendamos encarecidamente el uso de herramientas Catalog Cloud que, de una forma sencilla y visual, asistirá a los departamentos de marketing y diseño en la tarea de confeccionar cada una de las páginas.
Ventajas de la Paginación en las Posiciones Especificadas
La principal ventaja de este método es la gran flexibilidad que ofrece, ya que permite un diseño de página libre. Puedes distribuir los módulos de forma no secuencial en el documento, personalizando cada página según las necesidades del proyecto. Este método es ideal para diseños creativos o catálogos que requieren una presentación visual específica. Folletos del tipo «retail» alimentación o electrónica son ejemplos de este tipo de paginación.
Desventajas de la Paginación en las Posiciones Especificadas
Sin embargo, para implementar este tipo de paginación es necesario preparar los datos de manera muy precisa en el origen de datos. Deberás especificar con exactitud las coordenadas y dimensiones para cada producto, lo que implica trabajar con campos específicos en la base de datos. A menudo, se utilizan fórmulas avanzadas para automatizar parte de este proceso, asegurando que las propiedades de cada elemento (posición, tamaño, etc.) estén correctamente definidas.
Aunque este método proporciona un control total sobre la disposición de los módulos, puede requerir más tiempo de preparación, ya que los datos se deben configurar con todas las propiedades necesarias antes de proceder a la paginación.
c. Paginación en las Posiciones de las Guías de Página con EasyCatalog
La paginación en las posiciones de las guías de página es un método que utiliza las páginas principales de InDesign, donde se colocan un número determinado de guías. Estas guías actúan como puntos de referencia para la colocación precisa de los módulos. EasyCatalog utiliza la intersección de dos guías (una horizontal y una vertical) para identificar el punto exacto donde se debe colocar cada módulo en la página.
Ventajas de la Paginación con Guías de Página
Este tipo de paginación es ideal para mantener una disposición estructurada y coherente en todo el documento, asegurando que los módulos se coloquen de manera precisa y uniforme en las páginas. Es especialmente útil cuando se requiere un diseño que siga un esquema predefinido, pero sin la rigidez del flujo de texto.
Flexibilidad y Control
Aunque las guías definen las posiciones de los módulos, este método permite cierto nivel de flexibilidad en el diseño, ya que puedes personalizar las páginas maestras según el tipo de contenido o productos que se presenten. Esto te brinda un equilibrio entre automatización y personalización, ya que no es necesario especificar manualmente las coordenadas exactas para cada módulo, como ocurre en otros métodos de paginación.
d. Paginación Utilizando Páginas Principales con EasyCatalog
La paginación utilizando páginas principales es un método donde cada uno de los módulos se coloca en una posición específica dentro de las páginas principales del catálogo. En este enfoque, se debe indicar tanto la página principal como la posición exacta en la que cada módulo debe ubicarse, lo que permite a EasyCatalog asignar automáticamente los datos correspondientes a cada registro en la posición correcta.
Ventajas de la Paginación con Páginas Principales
Este método proporciona una gran precisión y control sobre la disposición de los módulos en el catálogo, asegurando que cada elemento se coloque en la página correcta y en el lugar deseado. Es especialmente útil para proyectos que requieren un diseño estructurado y consistente, donde la disposición de los productos o información debe seguir un patrón preestablecido a lo largo de las páginas.
Flexibilidad en el Diseño
Al utilizar páginas principales, puedes crear un esquema de diseño base y replicarlo en diferentes secciones del catálogo. EasyCatalog se encarga de poblar automáticamente las páginas con los datos correspondientes a cada producto o registro, lo que reduce el tiempo de diseño manual y optimiza el proceso de automatización del catálogo.
e. Paginación Usando Plantillas de InDesign con EasyCatalog
El método de paginación utilizando plantillas de InDesign es una solución eficiente y completamente automatizada que permite a EasyCatalog generar documentos completos sin necesidad de intervención manual. Este enfoque es especialmente ideal para la creación de fichas de producto individuales en formato PDF.
¿Cómo Funciona la Paginación con Plantillas de InDesign?
Primero, debes crear una plantilla de InDesign en la que se colocarán los diferentes módulos que EasyCatalog utilizará al volcar los datos. Estos módulos se integrarán en la plantilla, definiendo el diseño y la disposición de los elementos. Una vez configurada la plantilla, solo tienes que seleccionar los registros que deseas paginar desde el panel de datos de EasyCatalog. A partir de esta selección, EasyCatalog generará automáticamente los documentos PDF individuales y los almacenará en la ubicación que determines.
Ventajas del Uso de Plantillas
Este método permite crear fichas de producto o documentos de varias páginas sin ninguna intervención adicional del usuario, lo que resulta en un ahorro significativo de tiempo. Además, garantiza la consistencia en el diseño, ya que todos los documentos generados seguirán el mismo formato predefinido en la plantilla.
La automatización del proceso es perfecta para aquellos que necesitan generar grandes cantidades de documentos PDF de forma rápida y precisa, eliminando la necesidad de diseñar cada ficha de producto de manera manual.
8. Correcciones finales y creación del arte final en la producción del catálogo
El resultado final de este proceso de producción de catálogos es un documento especial de InDesign vinculado al panel de datos de EasyCatalog. Gran parte del contenido, como textos e imágenes, estará directamente sincronizado con el origen de datos. Los campos de texto e imágenes se distinguen por corchetes de colores que indican el estado de actualización de los datos. A estos corchetes se les denomina marcadores de campos, y son de color verde cuando la información que se muestra en el documento coincide con los datos del campo almacenados en el panel de datos, y rojo cuando no coinciden.
En el proceso de producción de catálogos existen dos motivos principales por los cuales los datos pueden perder la sincronización con el origen y, por lo tanto, mostrarse de color rojo:
- Actualización del origen de datos: Es la razón más común. Tras actualizar el panel de datos, bastará con sincronizar nuevamente el documento para obtener la última versión de los datos. El proceso es rápido y automático.
- Modificación manual del texto en el documento de InDesign: Si editas a mano el contenido insertado por EasyCatalog, tus datos ya no coincidirán con el origen de datos. Cuando el tipo de origen de datos admite sincronización bidireccional, como el PIM Sales Layer o una conexión ODBC a una base de datos, puedes optar por actualizar el origen de datos a partir de la información del documento InDesign.
Automatización de índices y contenido interactivo
EasyCatalog permite realizar acciones globales como la generación automática de índices por marca, por precio, por nombre del producto o por familias de productos, así como tablas de contenido. Estos índices pueden ser interactivos, es decir, permiten insertar hipervínculos que apuntan a las páginas correspondientes del documento, facilitando la creación de catálogos PDF interactivos o folletos digitales con una navegación mejorada.
El resto de pasos que debes seguir hasta la obtención de un documento final en alta calidad son los mismos que utilizas en un flujo de trabajo convencional de la producción de catálogos: gestión de viudas y huérfanas, saltos de línea manuales, ajuste del tamaño y resolución de las imágenes, gestión de colores y tipografías, márgenes y sangrados, etc.
Conclusión
Esperamos que este artículo te haya resultado útil para comprender cómo la automatización mejora tus procesos de producción de catálogos y agiliza la creación de materiales de marketing como catálogos, folletos, fichas de producto y listas de precios. Como has visto, las claves son dos: la correcta gestión de la información de tus productos, y la automatización del proceso de producción de los documentos de InDesign.
Si quieres que valoremos tu proyecto o que te hagamos una demostración gratuita del resultado que podrías obtener con la automatización de tus documentos, contacta con nosotros mediante nuestro formulario de contacto. Estaremos encantados de atenderte y seguro que encontramos una solución ideal para tu flujo de trabajo.