Formas de automatizar catálogos en InDesign

La automatización de catálogos ha pasado de ser una necesidad a convertirse en una obligación: la irrupción de nuevos canales de venta, las plataformas móviles y un mercado cada vez más amplio y en constante evolución hacen necesario producir catálogos con más frecuencia, en múltiples idiomas y con los datos sincronizados constantemente con la página Web o el comercio electrónico.

Adobe InDesign es la aplicación estándar en la industria de la autoedición y, por lo tanto, las más utilizada para producir catálogos. La increíble cantidad de herramientas tipográficas y de diseño que pone en manos de los maquetadores permiten compaginar documentos de gran calidad de una forma relativamente sencilla. Sin embargo, cuando Adobe decidió implementar la forma de trabajo del programa, sólo tuvo en cuenta los métodos de composición tradicionales, lo que permitió la rápida adopción de la aplicación —por su fácil curva de aprendizaje— pero, como contrapartida, penalizó la velocidad con la que se podían producir los documentos.

Adecuar InDesign a un flujo de trabajo idóneo para la creación de catálogos, en los que prima la velocidad de ejecución y la exactitud de la información, requiere utilizar una serie de técnicas que muchos usuarios desconocen y que, en muchas ocasiones, demandan un perfil más cercano al programador que al diseñador.

Elementos clave para la producción automática de catálogos

Todos los catálogos tienen en común una serie de elementos clave:

1. Un origen de datos. Las empresas suelen proporcionar la información de producto en forma de hoja de cálculo de Excel, texto separado por comas o tabuladores, documentos XML, documentos JSON, mediante una conexión a una base de datos o, en el mejor de los casos, utilizando un PIM (Product Information Manager) como Sales Layer o PIM Wave.
2. Un diseño regular. Para que un catálogo sea una herramienta de consulta efectiva, el lector debe ser capaz de encontrar el producto que busca gracias a una estructura homogénea, que divida el catálogo en categorías y familias de productos. Cada producto se presenta de una forma similar, lo que permite la consulta rápida de sus características y la comparación con otros productos de su misma categoría.
3. La actualización frecuente de contenidos y precios. El principal objetivo de un catálogo es la venta de productos. Cuanto menor sea el tiempo requerido para su maquetación, mejor será la correlación entre el contenido y la oferta de productos en un momento dado.
4. Múltiples versiones. Los catálogos suelen tener más de una variante según el público al que van dirigidos, desde una lista de precios de venta al público hasta un catálogo de referencias destinado a un mayorista. Los idiomas suelen ser otro motivo por el que un mismo catálogo debe editarse varias veces.

Como se puede constatar, una de las características fundamentales necesarias para cumplir con los requisitos anteriores es la automatización del proceso de maquetación; de este modo podremos utilizar el origen de datos que nos proporcione el cliente (punto 1), producir un diseño homogéneo y predecible (punto 2), obtener una versión actualizada del catálogo en un tiempo mínimo (punto 3) y aprovechar un mismo diseño para, mediante la actualización de los contenidos, obtener versiones en diferentes idiomas o con otro sistema de precios (punto 4).

Veamos ahora las opciones de que disponemos.

Opciones de automatización de catálogos disponibles

InDesign proporciona varios métodos para automatizar la maquetación de documentos, entre los que cabe destacar:

1. Combinación de datos. Similar a la «fusión de correspondencia» de procesadores de texto como Word.
2. Secuencias de comandos: utilizando los lenguajes de programación JavaScript (Windows y Macintosh), AppleScript (sólo Macintosh) o Visual Basic Script (sólo Windows). Por razones obvias, recomendamos siempre el uso de un lenguaje multiplataforma, es decir, JavaScript.
3. XML/JSON. Documentos de texto estructurados que informan no sólo de los datos de producto sino también de su jerarquía.
4. Módulos externos denominados plug-ins, generalmente desarrollados y mantenidos por terceros, como EasyCatalog.

1. Combinación de datos

Se trata de una utilidad que permite automatizar catálogos compuestos por elementos repetitivos simples —como tarjetas de visita, listas de precios o catálogos de producto sencillos— utilizando los datos de un archivo de texto separado por comas o tabuladores.

De forma resumida, para crear un catálogo mediante la combinación de datos basta con seguir estos sencillos pasos:

• Preparar un documento de texto en el que utilizaremos como carácter delimitador una coma (formato .csv) o un tabulador (formato .txt). La forma más sencilla de obtener este tipo de documento es mediante una simple exportación desde una base de datos o una hoja de cálculo, como Excel o Numbers.
• Si queremos insertar imágenes como parte del proceso de automatización, basta con indicar la ruta al archivo en el formato de la plataforma. Para ello, lo más sencillo es colocar una imagen en el documento de InDesign y copiar la ruta a la misma desde el panel Vínculos (botón derecho del ratón, “Copiar ruta de acceso de estilo plataforma”). Luego podemos utilizar una sencilla fórmula en nuestra hoja de cálculo o base de datos para, a partir del nombre del archivo, obtener la ruta completa. Para que InDesign reconozca una ruta de acceso como un archivo gráfico, hay que preceder el nombre del campo correspondiente con el carácter arroba. Por ejemplo, un nombre de campo válido seria “@foto”. Y una ruta correcta sería ésta: C:\Documents and Settings\”usuario”\Desktop\foto.tif (en Windows) o Macintosh HD:Usuario:Escritorio:foto.tif (en Macintosh).
• En el menú ventana, abrimos el panel Combinación de datos. En el menú del panel, escogemos la opción “Seleccionar archivo de origen de datos” y seleccionamos el documento que hemos creado en el paso anterior.
• El panel Combinación de datos mostrará ahora los nombres de los campos del documento de origen. Basta con que crees un marco de texto, coloques el cursor de texto y hagas doble clic en el nombre del campo que desees insertar. Puedes seleccionar este nombre de campo y asignarle un estilo de párrafo o carácter, tal y como harías con el texto definitivo. Inserta tantos campos de texto como necesites en el mismo marco, o bien crea marcos de texto independientes para cada campo o conjunto de campos.

  

• Para insertar una imagen, crea un marco gráfico, selecciónalo y haz doble clic en un campo de imagen. Lo reconocerás fácilmente en el panel Combinación de datos porque muestra un pequeño icono a la izquierda del nombre del campo.

Ahora puedes marcar el cuadro de verificación “Previsualizar” para ver el aspecto final que tendrá el documento. Puedes usar las flechas izquierda y derecha del panel para ir cambiando de registro. Si lo deseas, abre las opciones de Combinación para que el mismo diseño se repita horizontal y verticalmente en la misma página. Cuando el aspecto de la previsualización sea el adecuado, puedes combinar el documento completo.

Pros:

• Fácil de utilizar e implementar.
• No supone ningún coste adicional. Viene incluido de serie con la aplicación.
• No son necesarios conocimientos de programación.
• Requisitos técnicos básicos: basta utilizar un simple documento de texto.

• Sólo permite realizar diseños básicos, basados en elementos repetitivos y homogéneos.
• El modelo básico que se repite no admite modificaciones ni ajustes dinámicos.
• No existe comunicación bidireccional entre el documento final y los datos originales: cualquier cambio en los datos se debe de introducir manualmente o bien debe volver a generar el documento completo.
  
• No admite lógica de programación, como cambiar el modelo utilizado en base al número de imágenes de un producto, sus dimensiones o la longitud de texto.

2. Scripts (secuencias de comandos)

Gracias a la compatibilidad de InDesign con secuencias de comandos (JavaScript, AppleScript o Visual Basic Script), puedes automatizar múltiples tareas de producción, como la colocación y sustitución de imágenes, la corrección de errores en el texto y la preparación de archivos para su impresión. Para flujos de trabajo más complejos, suele utilizarse en combinación con XML e IDML.

De los tres lenguajes de secuencias de comandos soportados por InDesign, recomendamos la utilización de JavaScript, no sólo porque se trata de una solución multiplataforma, sino porque su sintaxis es la misma que se emplea en el desarrollo de funcionalidades multimedia en páginas Web, lo que se traduce en la gran abundancia de documentación, ejemplos y desarrolladores existente.

Para escribir un script a medida, necesitarás el entorno de desarrollo proporcionado por Adobe: ExtendedScript Toolkit. Se trata de una aplicación opcional incluida en la  suscripción a Adobe Creative Cloud.

Si no dispones del conocimiento o recursos necesarios para desarrollar sus propios scripts, siempre puedes acudir a fuentes externas, que proporcionan soluciones completas por muy poco (o ningún) coste, como indiscripts,  rorohiko, Peter Kahrel, etc.

Para instalar un script, basta con seguir estos sencillos pasos:

1. Descargar el script desde la página Web del desarrollador. Se trata de un archivo con terminación .jsx (javascript), .scpt (AppleScript) o .vbs (Visual Basic Script). Algunos son soluciones comerciales en formato binario, con terminación .jbin, que no podrá editar en Extendscript Toolkit.
2. Coloca el script en la siguiente ruta: Adobe InDesigns CC 2019 > Scripts > Scripts Panel . Si lo deseas, puedes hacer subcarpetas para organizar grupos de scripts con funciones similares.
3. En InDesign, abre el panel Scripts (Ventana > Utilidades > Scripts).
4. Localiza el nombre del script que desees ejecutar y haz doble clic en él. Los scripts más elaborados suelen mostrar un cuadro de diálogo, barras de progreso, etc. de manera que se comportan como pequeñas aplicaciones dentro del programa.

   

5. Algunos scripts requieren que edite ciertos valores en el código: haz clic sobre su nombre con el botón derecho del ratón y escoge la opción “Editar Script”.

• Existen multitud de scripts que automatizan diversas tareas por un coste muy bajo o casi nulo.
• No es necesario adquirir ninguna herramienta adicional para programar sus propios scripts.
• Los scripts más elaborados disponen de un interfaz de usuario que facilita la entrada de datos variables, como nombres de archivo o números de página.
• Suelen encontrarse en formato multiplataforma, por lo que un mismo Script puede ejecutarse en un Macintosh o en un PC con Windows.

• Realizar tareas complejas o a medida requiere conocimientos avanzados de programación.
• La mayoría de scripts que pueda obtener de forma gratuita no ofrecen ningún tipo de soporte al usuario final, por lo que utilizarlos en flujos de trabajo críticos no suele ser aconsejable.
• El coste de desarrollo de una solución a medida es muy elevado.
• Son buenos automatizando tareas muy concretas, pero difícilmente podrá maquetar un catálogo completo.

3. Archivos XML

XML (Extensible Markup Language, lenguaje de marcado extensible) permite reutilizar los datos de un archivo o automatizar el proceso de sustitución de datos en un archivo con datos de otro archivo. También permite importar datos de un origen de datos y maquetar, de forma completamente automatizada, un documento completo. XML utiliza etiquetas para describir partes de un archivo, por ejemplo, un encabezado, una imagen o un artículo.

XML se utiliza ampliamente en entornos editoriales, pues constituye una herramienta idónea para el intercambio de información entre diferentes plataformas, separando el contenido de la estructura. Una prueba de ello es el mismísimo InDesign, que utiliza una versión propia de XML, denominada IDML, para intercambiar documentos entre diferentes versiones de la aplicación.

A grandes rasgos, un flujo de trabajo XML consta de los siguientes pasos:

1. Preparar un documento XML válido a partir de un origen de datos, generalmente una base de datos. En ocasiones será necesario un proceso de transformación intermedio, denominado XSLT (Transformación XSL) para convertir el XML original en un formato que pueda procesar InDesign.
2. Utilizar etiquetas a medida para describir los diferentes elementos que forman parte de la estructura de un documento, como titulares, gráficos o tablas.
3. Importar el documento XML mediante el panel estructura (Ver > Estructura > Mostrar estructura).
4. Asignar etiquetas XML a estilos de párrafo y carácter en InDesign.
5. Colocar el archivo XML en un marco de texto maestro para que el documento se componga automáticamente.
6. Opcionalmente, puedes utilizar una secuencia de comandos para automatizar ciertas tareas de entrada complejas, como alternar el uso de diferentes páginas maestras o el estilo de objeto aplicado a un marco de imagen.

• Es una tecnología probada y ampliamente utilizada para generar manuales o catálogos de complejidad baja o media.
• La separación del contenido de la estructura permite generar diferentes formatos de salida a partir de un mismo origen de datos.
• Es posible incluir secuencias de comandos (scripts) en un flujo de trabajo XML para automatizar todavía más el proceso.

• El coste de desarrollar e implementar flujos de trabajo XML para generar una salida compleja es muy elevado.
• Se requiere el uso de varias tecnologías, empezando por el propio XML, pero también transformaciones XSLT, base de datos, gestores de contenidos compatibles, etc.
• Es necesario etiquetar correctamente el contenido. XML es una tecnología estricta que dispone de reglas propias (DTD) que pueden llegar a ser complejas y difíciles de implementar en el documento de origen. Generalmente se debe utilizar una herramienta especializada y los operarios deben recibir formación a medida.

4. Módulos externos (plug-ins)

La necesidad de automatizar procesos en InDesign, sobre todo para la elaboración de catálogos y listas de precios, tiene una demanda tan alta que diversas empresas han lanzado soluciones específicas para facilitar la creación de documentos a partir de diferentes orígenes de datos.

Se trata de módulos tal completos que se comportan como una aplicación en sí mismos: añaden nuevos comandos de menú y paneles a la aplicación, convirtiendo a InDesign en una completa herramienta de creación automatizada de catálogos. El hecho de disponer de una interfaz de usuario completa facilita la creación de automatizaciones relativamente complejas sin necesidad de conocimientos previos de programación.

De entre todos los módulos existentes, uno destaca por encima de todos: EasyCatalog. Este plug-in es capaz de importar datos de cualquier origen (base de datos, hojas de cálculo, documentos de texto separados por comas o tabuladores, documentos XML, JSON, PIM, gestores de contenido, etc) y además los puede transformar “en vivo” para adaptarlos a sus necesidades concretas.

Por ejemplo, puede calcular el número de orden en el que aparece un producto, aplicar un porcentaje de rebaja a un precio, seleccionar una forma específica de colocar un elemento dependiendo del número de imágenes y su proporción, adaptar dinámicamente el tamaño de un marco de texto para dar cabida a una descripción de longitud variable, cambiar el color de un texto en función de su contenido, reemplazar dinámicamente un texto por otro mediante búsquedas GREP, etc.

Los pasos para automatizar un catálogo con EasyCatalog son:

1. Importar los datos al panel datos de EasyCatalog. Puede utilizar un documento de texto separado por comas, una hoja de cálculo Excel, una base de datos compatible con ODBC, un documento XML o un gestor de contenidos como Sales Layer o PimWave.
2. Transformar los datos para que se adapten a tus necesidades de diseño. Por ejemplo, especificar una ruta para el contenido de imágenes en diversos formatos, convertir una unidad en moneda, realizar operaciones de buscar/cambiar dinámicas, crear una tabla compleja, etc.
3. Crear uno o mas modelos de producto que serán utilizados durante la creación del documento. EasyCatalog puede cambiar el modelo dependiendo del número de imágenes, la proporción de las mismas, la longitud del texto, la inclusión de tablas, etc.
4. Opcionalmente, crear varias páginas maestras que el programa utilizará para colocar elementos específicos. Por ejemplo, puede utilizar una página maestra diferente para productos destacados.
5. Crear el documento final en formato InDesign y/o PDF.

• Es una solución específica para la creación automatizada de catálogos, por lo que dispone de herramientas avanzadas para facilitar la composición de todo tipo de proyectos.
• Mantiene una conexión directa con los datos originales, por lo que los cambios de última hora quedarán reflejados automáticamente en el catálogo final.
• Es capaz de trabajar con cualquier origen de datos: texto, XML, base de datos, hojas de cálculo, PIM… sin necesidad de conversión de datos previa.
• Añade lógica de programación y toma de decisiones: puede aplicar diferentes estilos según el contenido, variar el diseño de un elemento y la página maestra de toda una sección.
• Dispone de soporte técnico en español, formación a medida y creación de soluciones específicas, por lo que no es necesario que invierta tiempo en aprender el programa.

• Se trata de una solución de pago.
• Posee cientos de opciones, por lo que dominarlas todas puede ser un proceso largo.
• Las soluciones de automatización avanzadas requieren conocimientos de programación.

En el siguiente vídeo puedes ver una muestra de las amplísimas posibilidades y la sencillez de uso de EasyCatalog:

En conclusión

Antes de embarcarte en el proyecto de automatización de su catálogo, debes tener claros los costes de producción actuales (horas que dedica un operario a maquetar de forma manual una versión del catálogo, ciclos de correcciones, reuniones con el cliente, etc) y el tiempo en el que es capaz de generar una copia parcial o completa.

Todos los catálogos son automatizables en mayor o menor medida. El importante ahorro en tiempo y la infalibilidad de los datos hacen que un proceso de automatización se pueda amortizar en un periodo de tiempo ridículamente corto, que va desde un día hasta los 3 o 6 meses para proyectos más costosos.

Dependiendo de la complejidad del proyecto o del tiempo disponible para lanzar sucesivas versiones, le recomendamos que utilices una u otra solución:

1. Para proyectos sencillos, en los que el formato de los datos no varía y la producción de un nuevo catálogo cuando los datos se modifican no es un problema, utiliza la Combinación de datos. Verá cómo en uno o dos días dominas el proceso completamente, y la velocidad con la que producirás sus catálogos se multiplicará por un factor de 100 o incluso 1000.
2. Si tienes un perfil técnico o bien puedes contar con la ayuda de un programador, la inclusión de JavaScript y/o XML te permitirá disfrutar de todas las ventajas de la combinación de datos y añadirá, además características más avanzadas a tus catálogos, como la utilización de múltiples modelos, la alternancia entre diferentes páginas maestras, el ajuste automático de los marcos de texto a tu contenido, etc. Eso sí, recuerda que deberás invertir tiempo y dinero en el desarrollo de un flujo de trabajo a medida.
3. Si deseas diseñar catálogos de cualquier complejidad y mantener los datos sincronizados constantemente con el origen de datos, EasyCatalog es la solución ideal. También es la mejor solución para catálogos con tablas complejas o en los casos en que es necesario utilizar una salida en múltiples idiomas.