En la primera parte de este artículo nos centramos en la gestión y organización de los datos de producto con el objetivo de proporcionar una información completa y estructurada al sistema de automatización de catálogos. Veremos ahora cómo programar los distintos elementos que intervienen en la maquetación automática mediante el uso de la herramienta EasyCatalog para Adobe InDesign.

Tabla de contenidos

1. Estrategia
2. Gestión de la información
3. Utilización de un PIM como herramienta de gestión de información de producto
4. Exportación de datos: canales
5. Automatización: creación de plantillas y módulos con EasyCatalog para InDesign
6. Volcado de datos (paginación)
7. Correcciones y creación del arte final

5. Automatización: creación de plantillas y módulos con EasyCatalog para InDesign

De todas las herramientas de automatización de catálogos que existen en el mercado, una destaca por encima de todas: EasyCatalog. Como su nombre indica, es fácil de utilizar (Easy) y está especializada en la generación de castálogos (Catalog), pero también es ideal para producir folletos, listas de precios, fichas de producto y, en definitiva, cualquier material impreso que utilice un conjunto de datos organizado y estructurado como origen de la información.

En el proceso de automatización, denominamos módulo al conjunto formado por la agrupación de varios elementos gráficos —marco de texto, imágenes, tablas, iconos, gráficos— que EasyCatalog replicará de forma instantánea con los datos del origen de datos para confeccionar una página completa.

Según su complejidad, podemos clasificar los módulos en tres tipos:

A. Módulos de complejidad baja

Son los más frecuentes.  Están formados por la combinación de uno o más campos de un mismo registro. Además, no es necesario manipular la información de los campos mediante la utilización de fórmulas en EasyCatalog —o hay que hacerlo de forma mínima—, puesto que su contenido, una vez colocado en el documento de InDesign, será exactamente el mismo que proporciona el origen de datos. Una lista de precios o un catálogo formado por una retícula homogénea de productos suelen utilizar exclusivamente módulos de baja complejidad.

B. Módulos de complejidad media

Este tipo de módulos necesita que la información se transforme previamente antes de poder colocarse en el documento de InDesign. El tipo de transformaciones necesarias puede ser muy diverso: calcular el descuento de un precio, determinar el valor más alto o más bajo de un grupo de productos, adjuntar una tabla con características de los accesorios asociados a producto, etc. La información que se muestra en cada módulo proviene de campos de uno o más registros que se combinan; por ejemplo, una lista de accesorios o las diferentes tallas de una prenda de ropa muestran una misma imagen de producto, nombre y descripción, pero varios precios y referencias agrupados (ver figura siguiente).

C. Módulos de complejidad alta o muy alta

En la mayoría de las ocasiones, requieren el uso de un lenguaje de programación denominado LUA para poder calcular interacciones complejas entre diversos productos y campos de una misma seria o gama. Son habituales en tablas técnicas que cruzan información de varios registros.

¿Cómo determinar la complejidad de un módulo y los módulos necesarios para automatizar su catálogo?

Para determinar el número y complejidad de módulos necesarios en la automatización de un catálogo o folleto, son necesarios dos pasos:

1. Análisis del origen de datos (auditoría), que tiene como resultado una propuesta de arquitectura de la información (agrupaciones, campos, migración y actualización de datos, etc) así como la metodología necesaria para mantener actualizados los datos. En ocasiones, el resultado de la auditoría aconseja adoptar un PIM para gestionar la información de forma eficiente.
2. Informe de catálogo: análisis del catálogo que desea automatizar para determinar, en base a los resultados del paso anterior, la cantidad y complejidad de los módulos necesarios.

6. Volcado de datos: paginación

Una vez creados los módulos de EasyCatalog necesarios para automatizar el catálogo o folleto, deberá volcar la información en InDesign. Al proceso de volcado de la información mediante el uso de módulos automatizados se le denomina Paginación. EasyCatalog admite 5 formas de paginar un documento:

1. En el flujo de texto: cada uno de los módulos se «ancla» en el marco de texto maestro, y fluye de forma dinámica de una página a otra hasta completar el volcado de la información. Tiene la gran ventaja de permitir modificar de forma dinámica el contenido del catálogo: si elimina el módulo de un producto, su hueco será ocupado automáticamente por los módulos siguientes, como sucede cuando elimina un párrafo en un marco de texto. El inconveniente principal de este tipo de paginación es que no admite colocar los módulos de forma «libre» en la página.

2. En las posiciones especificadas por los datos: deberá indicar la página, posición X (horizontal), posición Y (vertical), Ancho y Alto de cada elemento. Es una paginación muy flexible, puesto que permite un diseño de página libre, pero necesita trabajar los datos en el origen de datos para poder informar de la propiedades mencionadas para cada producto. Normalmente se utilizan campos específicos a los que se aplican determinadas fórmulas, para ayudar a especificar las propiedades de cada elemento.

3. En las posiciones de las guías de página: se utilizan páginas maestras en las que se ha colocado un número determinado de guías que servirán de referencia a la hora de colocar cada uno de los módulos en la página. EasyCatalog utiliza la intersección de dos guías (horizontal y vertical) para determinar el punto exacto en el que colocar el módulo.

4. Utilizando páginas maestras: deberá colocar cada uno de los módulos en una posición específica en las páginas maestras. Indicando la página maestra y la posición que debe ocupar, EasyCatalog colocará los datos correspondientes a cada uno de los registros.

5. Plantilla: Crea documentos completos sin intervención del usuario. Este método es ideal para crear fichas de producto individuales en formato PDF. Deberá crear una plantilla de InDesign en la que colocará los diferentes módulos que utilizará EasyCatalog en el momento de volcar los datos. Seleccione los registros que desea paginar en el panel de datos de EasyCatalog para crear los documentos PDF individuales.

7. Correcciones y creación del arte final

El resultado del proceso anterior es un documento InDesign vinculado al origen de datos de EasyCatalog. Los campos de texto e imágenes que se han colocado de forma automática pueden distinguirse por una serie de caracteres (corchetes) de color, indicando el estado de actualización de los datos: verde cuando los datos del origen de datos son los mismo que los que se muestran en el documento y rojo cuando son diferentes. Existen dos motivos por los cuales los datos pierden la vinculación con el origen:

1. La más frecuente es que los datos se hayan actualizado en el origen; basta entonces con volver a sincronizar el documento para obtener la versión más actual de los mismos.
2. El diseñador ha modificado manualmente el texto que EasyCatalog colocó de forma automática. En este caso, si su origen de datos admite una sincronización bidireccional (como por ejemplo, el PIM Sales Layer), podrá optar por actualizar el origen de datos a partir del documento InDesign, o bien mantener los datos no sincronizados, a modo de «versión» diferente.

Dado que EasyCatalog conoce qué datos de cada registro —producto— se han colocado en el documento, es posible realizar acciones globales, como la generación de diversos índices: alfabético, por marca, por precio, por familia de productos, etc. así como tablas de contenidos. Es más, dichos índices pueden ser interactivos, es decir, colocan un hipervínculo a la página de destino, de manera que puede generar una versión en formato PDF interactivo de sus catálogos o folletos.

El resto de pasos que debe seguir hasta la generación del documento final en alta calidad son los mismos que en un documento InDesign convencional: gestión de viudas y huérfanas, saltos de línea manuales, ajuste del tamaño y resolución de las imágenes, gestión de colores y tipografías, márgenes y sangrados.