¿Sabía que es posible producir su catálogo en mucho menos tiempo, con la información de producto actualizada en tiempo real y sin tener que perder semanas o meses en interminables procesos de corrección?

Si está leyendo este artículo, posiblemente sea porque debe enfrentarse, una vez más, a la nueva versión de su catálogo. Entonces, ya sabe que tiene por delante interminables horas de introducción de datos, correcciones, búsqueda de información, ajuste de tablas, validación de precios, comprobación de imágenes…, en fin, una larga lista de tareas repetitivas que consumen su tiempo y el de sus compañeros de empresa, responsables todos de mantener la información siempre actualizada.

Debe plantearse automatizar su catálogo cuando:

• Su empresa dispone de un volumen de información elevado.
• La confección del catálogo implica la participación de numerosas personas (diseñadores, jefes de producto, comerciales) lo que aumenta el riesgo de exposición a errores.
• El catálogo muestra la información de un gran número de productos.
• Genera el catálogo en más de un idioma y/o versión.
• Debe actualizar el contenido del catálogo con cierta frecuenta

En este artículo aprenderá qué pasos son necesarios para que la automatización de su catálogo sea todo un éxito.

Tabla de contenidos

1. Estrategia
2. Gestión de la información
3. Utilización de un PIM como herramienta de gestión de información de producto
4. Exportación de datos: canales
5. Automatización: creación de plantillas y módulos con EasyCatalog para InDesign
6. Volcado de datos (paginación)
7. Correcciones y creación del arte final

1. Estrategia

Para automatizar su catálogo sólo necesita cumplir dos requisitos: disponer de un origen de datos con la máxima calidad de información posible, y utilizar una herramienta de automatización que conecte sus datos con el documento de InDesign. La herramienta que utilizamos en Nousmedis para conectar los datos con el documento final en InDesign es el plug-in EasyCatalog.

Una vez establecida la conexión entre el origen de datos y el documento InDesign, es necesario programar una serie de módulos y plantillas (automatización) que permitirán generar las diferentes versiones de su catálogo.

2. Gestión de la información

El elemento clave en todo catálogo es la información de producto. De hecho, la calidad de su catálogo dependerá directamente de la cantidad y exactitud de los datos que proporcione para cada uno de los productos que lo componen.
Cada referencia de su catálogo —un electrodoméstico, un juguete, una prenda de ropa o un mueble— debería mostrar, como mínimo, la siguiente información:

• Número de referencia
• Nombre comercial del producto
• Descripción
• Una o más imágenes del producto
• Listado de características
• Iconos de propiedades
• Precio de venta al público
• Otra información adicional, como tablas técnicas, lista de accesorios, etc.

Si su empresa cuenta con un ERP o una base de datos centralizada, como SAP, Navision, Oracle o similares, puede que ya disponga de la mayor parte de dicha información. No obstante, es muy frecuente que este tipo de soluciones se centren exclusivamente en mantener información de tipo transaccional: la información mínima necesaria para gestionar el stock, compra, venta y comercialización de un producto.

El resto de datos, como imágenes en alta resolución, especificaciones técnicas, iconos de propiedades, descripciones largas o versiones de idioma, suelen gestionarse de forma manual, utilizando para ello hojas de cálculo (Excel o similares), documentos de Word o incluso la propia maqueta del catálogo en formato Adobe InDesign.

Nuestro consejo: para automatizar un catálogo complejo, con múltiples categorías, imágenes de producto, tablas e iconos de propiedades,utilice una herramienta especializada en la gestión y mantenimiento de los datos de producto, también conocidas como PIM (acrónimo del inglés Product Information Management, o Gestor de Información de Producto).

3. Utilización de un PIM como herramienta de gestión de información de producto

Un PIM es un software especializado en gestionar la información de producto —nombre, referencia, descripción, precio— junto con los archivos adicionales que complementan cada referencia: imágenes, logotipos, esquemas y tablas. Permiten importar automáticamente todos los datos de producto de forma regular (cada hora, cada día, una vez por semana o una vez al mes) y, lo más importante, organizar sus datos de manera eficiente desde el primer día.

Utilizar un PIM se ha convertido en un elemento clave para los departamentos de marketing, ya que posibilita organizar, clasificar y gestionar la información de producto y, por lo tanto, obtener la calidad y consistencia necesarios para automatizar el catálogo. Desde un punto de vista técnico, un PIM le ayudará a extraer, armonizar y propagar los datos; desde un punto de vista funcional, un PIM le asistirá en clasificar, enriquecer y traducir la información de producto.

Un PIM gestiona:

• Información de marketing (descripciones, etiquetas, imágenes, contenido multimedia…).
• Información de usuario (comentarios, valoraciones de producto).
• Información técnica (medidas, composición, identificadores, esquemas técnicos).
• Precios de venta, descuentos, precios por países.
• Información logística.
• Clasificación de productos.

Nousmedis le ofrece consultoría, implantación y soporte para Sales Layer, un PIM SaaS que reside en la nube y que permite su puesta en marcha inmediata.

Sales Layer

Sales Layer es un PIM estándar, fácilmente configurable por el usuario y alojado en la nube (concretamente en la red de servidores de Amazon Web Services), que se distribuye como un servicio de suscripción mensual. Sólo necesitará un navegador Web —en un ordenador sobremesa, una tableta o un móvil— para acceder a la gestión completa de la información de producto.

Incluye de serie multitud de canales de importación y exportación de datos, por lo que puede integrarse fácilmente en cualquier empresa y adaptarse a sus flujos de trabajo. Muchos de estos canales permiten una configuración ilimitada por parte del usuario, gracias a la inclusión de un extenso lenguaje de fórmulas, muy parecido al utilizado por aplicaciones de hojas de cálculo como MS Excel.

Un sistema de copias de seguridad automático, Time Layer, se encarga de mantener a salvo toda su información. Además, permite revertir los cambios a cualquier punto anterior, a modo de histórico de cambios, ideal en casos en los que haya modificado de forma masiva, e incorrecta, múltiples referencias de producto.

Sales Layer es una herramienta en constante evolución. Con una simple suscripción tendrá acceso a una plataforma que no para de mejorar, gracias a las aportaciones y sugerencias de los cientos de usuarios que la utilizan a diario. Podrá disfrutar de todas las actualizaciones y mejoras sin tener que actualizar sus dispositivos ni incurrir en gastos de licencias adicionales.

4. Exportación de datos: canales

Como vimos en el punto anterior, un PIM permite gestionar y clasificar la información de producto. Cuando la información ya está completa y validada, será necesario exportarla en un formato correcto para que otras plataformas o aplicaciones puedan utilizarla. A cada uno de los formatos de exportación se le denomina canal. Por ejemplo, si quiere que la información almacenada en el PIM se publique en su página Web y en su catálogo, deberá crear dos canales, uno para la Web y otro para el catálogo. Si además tiene que crear catálogos de papel en múltiples idiomas, creará un canal para cada idioma, o bien un canal que exporte los datos en varios idiomas.

Por lo tanto, el siguiente paso para la correcta automatización del catálogo consiste en crear un canal que exporte cada uno de los campos de producto que queremos publicar, así como la estructura necesaria para replicar el catálogo.

4.1. Exportación de campos de información de producto

Este paso no tiene más misterio: deberá seleccionar, en la herramienta de configuración de canales del PIM, los campos necesarios para confeccionar el catálogo. Distinguiremos tres tipos de campos:

1. Campos que incluyen información de producto: imagen, logotipo, nombre, descripción o referencia. Su contenido se muestra en el catálogo, y es diferente para cada producto individual.
2. Campos que incluyen información de estructura: categoría, familia, sección o colección. Por ejemplo, una olla pertenecerá a la categoría «menaje» dentro de la familia «cocina». Son campos que no pertenecen estrictamente al producto, pero que informan sobre su clasificación y, por lo tanto, influirán en el orden en el que aparecen en el catálogo y, posiblemente, su diseño. Su contenido suele aparecer en forma de cabecera o de páginas de sección.
3. Campos específicos para indicar el diseño y aspecto de un producto: oferta, página, orden, o destacado. Son campos que determinan características como el orden y el aspecto con el que debe aparecer un producto en el catálogo, pero cuyo contenido no se imprime directamente. Considérelos como «campos de instrucciones» para el proceso de automatización: modificando estos campos afectará el diseño final del catálogo.

Sales Layer ya incorpora decenas de canales por defecto, que permiten conectar el PIM con diversas plataformas de venta online, como Amazon o Mercado Libre, gestores de contenido, como WordPress, aplicaciones e-commerce, como Prestashop o Magento, o en nuestro caso, directamente con InDesign a través del plug-in EasyCatalog.

Con Pimwave podrá desarrollar cada canal a medida para que se adecúe perfectamente a las necesidades concretas de cada uno de los destinos de la información.

4.2. Exportación de la estructura del catálogo

Dado que en el proceso de creación y maquetación de un catálogo automatizado no suele intervenir un diseñador (no al menos en la fase de volcado de la información), es necesario indicar de forma infalible el orden exacto en el que deben aparecer los productos en el catálogo así como su clasificación. Para ello se suele utilizar un canal específico que exporte exclusivamente la clasificación de los productos y la relación de parentesco de cada uno de los apartados. Por ejemplo, en un catálogo de juguetes, un coche teledirigido pertenecería al apartado «Juguetes con baterías» > «Automóviles» > «Automóviles teledirigidos». Otra clasificación podría ser por edades: «Juguetes para niños de más de 10 años» > «Automóviles» > Automóviles teledirigidos». En ambos casos, las categorías principales se denominan «categorías padre», y las categorías inferiores, «categorías hijas».

Es más, en muchos catálogos un producto puede aparecer más de una vez. Por ejemplo, el accesorio de una lámpara puede ser compatible con varios tipos de lámparas del mismo catálogo. En estos casos, es importante que la estructura del catálogo permita a un producto, en este caso un accesorio, aparecer en más de un apartado de forma simultánea. Un PIM, a diferencia de una hoja de cálculo como MS Excel, facilita enormemente gestionar la clasificación de los productos.

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