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Publicación automatizada de documentos en varios idiomas con Typefi.

Objetivos del cliente

La Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS, o ISSA -International Social Security Association- por sus siglas en inglés) es la organización internacional líder a nivel global en departamentos, agencias gubernamentales e instituciones de seguridad social. AISS, con sede en Ginebra (Suiza) necesita producir una gran variedad de publicaciones y recursos editoriales para sus miembros, entre los que destacan informes de desarrollo y tendencias, revistas y resúmenes de política, artículos on-line o el prestigioso libro Directrices de la AISS para la Administración de la Seguridad Social, que es un conjunto de documentos en los que se detallan estándares profesionales reconocidos internacionalmente.

Hasta ahora, un pequeño equipo de publicaciones de la AISS, formado por dos personas —un Director de Publicaciones y un Asistente de Publicaciones— editaban sus publicaciones utilizando un flujo de trabajo convencional. Creaban los documentos internamente utilizando Microsoft Word en hasta siete idiomas, para lo cual requerían la subcontratación de una red de tipógrafos que maquetaban el documento final en Adobe InDesign. La producción, limitada a archivos en formato PDF tanto para la publicación on-line como para la publicación impresa, y el proceso de revisión, implicaba de 2 a 3 rondas de correcciones, aplicando un etiquetado digital a las versiones preliminares en formato PDF. El avance en fases sucesivas dependían en gran medida de la disponibilidad de contratistas externos, la velocidad de su respuesta y la precisión de su trabajo.

Un estudio de caso: la nueva gama de productos editoriales requiere la automatización y optimización del flujo de trabajo para hacerlo mucho más eficiente.

Con la automatización de Directrices de la AISS para la Administración de la Seguridad Social, el equipo de publicaciones de la AISS experimentó un aumento sin precedentes en la escala de producción del producto y la reducción del período y tiempos necesarios de producción. La naturaleza multilingüe de la producción también presentó un conjunto único de desafíos, y rápidamente dejó en evidencia que el flujo de trabajo tradicional ya no podía satisfacer las necesidades y expectativas de los financiadores de la AISS. El otro objetivo de la  AISS era aumentar su capacidad de producción de contenidos en formato digital y ofrecer así recursos on-line para su base de clientes internacionales.

Tras evaluar distintas soluciones, AISS seleccionó a Typefi por ser la única plataforma de publicación automatizada que ofrece las especificaciones técnicas y la flexibilidad de producción adecuadas a su estrategia de publicaciones.

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La solución: Typefi Cloud, implementación de una plantilla automatizada para múltiples formatos de salida.

AISS decidió implementar la versión Cloud de Typefi para gestionar la producción de Directrices de la AISS para la Administración de la Seguridad Social. El trabajo de nuestro equipo consistió en comprender sus requisitos, realizar la formación inicial y brindar apoyo y orientación durante la transición al nuevo sistema de publicaciones. Los autores y editores internos de AISS debían poder seguir trabajando con Microsoft Word, utilizando para ello el plug-in Typefi Writer, lo que les permite etiquetar el contenido para la composición automática a través de Typefi. Mientras tanto se hizo el desarrollo de la plantilla Adobe InDesign, para permitir la maquetación automática optimizada en inglés, francés, alemán y español, y un aplicar un diseño coherente y consistente a través de todo el conjunto de documentos.

Desde entonces, con un sólo click, el equipo de publicaciones de AISS puede enviar un documento preparado directamente desde Microsoft Word a Typefi Cloud y allí, el contenido se maqueta automáticamente usando la plantilla de Adobe InDesign específica para cada proyecto, usando el estilo correcto para el idioma correspondiente. En cuestión de minutos, Typefi Cloud produce una prueba completa para su revisión. Una vez hechas las correcciones en el documento de origen, se pueden aplicar al contenido, permitiendo que el equipo de producción ejecute nuevamente el flujo a partir del archivo de Microsoft Word y producir simultáneamente salidas en los formatos HTML y PDF para la web y la impresión.

Automatizar con Typefi Cloud hace posible lo imposible.

La principal preocupación del equipo de la AISS a la hora de implantar el nuevo sistema de automatización y optimización era la magnitud del proyecto. Sin embargo, el Gerente de Publicaciones, Roddy McKinnon afirmó: “Typefi ha permitido que la AISS logre un resultado que anteriormente hubiera sido imposible, dados los recursos disponibles”.

“En poco tiempo, Typefi permitió que la AISS produjera un gran volumen de  publicaciones en varios idiomas y múltiples formatos, con la máxima calidad, que de otro modo hubiesen requerido años de árduo trabajo, ineficiente y altamente coordinado,  producidas al ritmo marcado por los horarios de trabajo de los contratistas externos “.

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Producción editorial rápida, fiable y flexible, con una forma más eficiente de gestionar el contenido.

Además de proporcionar más flexibilidad en la gestión del tiempo del equipo de publicaciones, los flujos de trabajo de publicaciones de Typefi ofrecen una mayor facilidad para la revisión y corrección de pruebas lo que ha llevado a AISS a reconsiderar la concepción y el diseño de publicaciones como “orgánica y flexible” en lugar de “rígida y permanente”.

El equipo de AISS utilizó nuestra plataforma de ayuda y el soporte personalizado de nuestros consultores de soluciones para resolver preguntas, proponer soluciones que satisfagan la demanda de nuevas características de documentos y corregir problemas inesperados.

“Typefi permite la actualización de contenidos que antes era imposible”, dijo Roddy McKinnon. “Permite la producción rápida de productos en múltiples formatos de salida en un tiempo que antes nos parecía inconcebible”.

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