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Automatización de publicaciones en APA, un caso de estudio

Gracias a la automatización de sus publicaciones, Apa Publications (especializada en guías de viajes) logró reducir a la mitad el tiempo la producción de sus más de 400 títulos impresos. Ahora, además, produce de manera interna libros electrónicos de forma automatizada.

Con cientos de títulos que cubren más de 200 destinos en todo el mundo, Apa Publications ha proporcionado a los viajeros contenido y guías de viajes de alta calidad durante más de 45 años. Las publicaciones de Apa —Insight Guides, Berlitz y, más recientemente, Rough Guides— son conocidas por su enfoque de alta calidad en fotografía, redacción y una profunda comprensión de la historia y la cultura extraídas de un conocimiento local extenso. Las guías de viaje impresas y en formato EPUB se producen directamente desde su sede editorial en Londres, así como una librería de aplicaciones para dispositivos móviles, como la aplicación Berlitz Cruising & Cruise Ships.

El objetivo: gestionar la producción de 120 títulos al año en múltiples formatos de salida de la manera más eficiente.

Hasta entonces, el trabajo de producción de las publicaciones de Apa Publications lo realizaban —de forma manual con Adobe InDesign— cuatro miembros del personal interno y un equipo de profesionales externos, invirtiendo para ello unos nueve días por título. Casi la mitad del tiempo se dedicaba a la aplicación manual de estilos. Los diseños finales se enviaban a un servicio de indexación externo para la creación de índices de contenidos muy complejos.

Con la llegada de los nuevos formatos digitales, Apa Publications decidió invertir en la conversión de sus títulos impresos en libros electrónicos en formato EPUB. Por aquel entonces, la subcontratación parecía la mejor opción, pero pronto se hizo evidente que los archivos utilizados para la impresión no eran idóneos para la conversión debido a una aplicación inconsistente de elementos de diseño y estilos. Los equipos externos tuvieron que afrontar problemas inherentes a la conversión de los archivos, aumentando tanto el coste de producción de títulos complejos que impidió que la alternativa del libro electrónico avanzara.

Por otro lado, la Guía completa de Berlitz para cruceros se implementó como una aplicación para smart phones, utilizando los archivos de Adobe InDesign para el libro impreso como los datos de origen (a la que se tuvieron que añadir 40 campos adicionales). La aplicación manual de estilos y la exportación de los campos desde InDesign fue “una pesadilla”, y cada actualización o nueva edición de la aplicación significaba pasar por el mismo proceso.

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Typefi impulsa un cambio positivo.

Jason Mitchell, gerente de operaciones de publicación en Apa Publications, desarrolló un plan de negocios a tres años para superar las trabas de la estrategia de publicación electrónica. Dicho plan tenía cuatro objetivos: reducir a la mitad el tiempo de producción (de nueve a tres/cinco días, con estilos que no necesitaran más de un día para su aplicación), desarrollar una linea gráfica coherente, permitir la reutilización y la concesión de licencias de contenido a terceros y crear los libros en la propia organización.

El primer paso fue automatizar las publicaciones instalando Typefi Workgroup, que incluye módulos estándar para el etiquetado automático y la indexación, así como un módulo personalizado para colocar e indexar automáticamente los créditos de las fotografías.

Con solo tres meses de desarrollo y personalización de la plantilla de Adobe InDesign, el equipo de publicaciones de Apa comenzó la producción de su primer conjunto de guías de viaje utilizando la nueva plataforma.

Producción instantánea, con ahorros futuros.

Tras los primeros 12 meses, todos los objetivos del plan de negocio estaban en fase final o ya habían sido superados. El tiempo de producción se redujo a un día para los títulos más sencillos, y a tres días para los títulos más complejos. El enfoque del equipo de producción a la hora de diseñar el nuevo libro de estilo hizo que las plantillas se pudieran volver a implementar en todos los títulos y series, y que el contenido del origen se pudiera reutilizar fácilmente para nuevas ediciones, nuevos formatos y licencias.

“Gran parte del trabajo se realiza una sola vez, con importantes beneficios en costes y tiempos de producción”, afirma Jason Mitchell. “Estamos construyendo las bases para cada edición en el futuro”.

El tedioso proceso de inserción de etiquetas de índice para cada título también se optimizó radicalmente, gracias a las capacidades de indexación automática de Typefi.

Si bien los costes de indexación aumentaron inicialmente debido a la necesidad de que los trabajadores externos aprendieran a utilizar el nuevo sistema, Apa Publications logró reducir a coste cero el trabajo para las ediciones futuras, gracias a que la indexación no necesitaba realizarse cada vez.

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Nuevas formas de reutilizar el contenido.

Astrid deRidder, Typefi Content Manager en Apa Publications, valora como uno de los mayores éxitos de la automatización la capacidad de reutilizar el contenido de un mismo origen. El contenido se puede proporcionar fácilmente a proveedores externos para la producción de aplicaciones, mientras que todos los libros electrónicos se producen internamente, en paralelo con los libros impresos, como parte del flujo de trabajo de producción. “En el primer semestre del año en curso, publicamos 17 libros electrónicos, algo que no podríamos haber hecho antes de forma manual”, afirma Astrid.

De acuerdo con Jason Mitchell, los beneficios van más allá de las medidas cuantificables de tiempo, coste y resultados; resuelve un problema intangible, como es la gestión del cambio en una industria que sufre una irrupción significativa. “Tanto si publicas contenido de viajes como comercial, al final todo es contenido. Para sobrevivir en el mundo de las publicaciones actual, es necesario comprender el contenido y pensar lateralmente”, dijo Jason. “Utilizar Typefi te obliga a mirar los libros como contenido. Typefi es un gran catalizador para una editorial:  permite un pensamiento más conceptual “.

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